LA VALEUR AJOUTÉE DE L’INTÉGRATEUR ODOO

L‘essor des solutions de gestion d’entreprise pour les PME

A l’ère actuelle où la transition digitale est au cœur des problématiques de toutes les entreprises (Site internet, présence sur les réseaux sociaux, digitalisation des processus et de l’échange d’information), de plus en plus nombreuses sont les PME qui s’intéressent de plus près aux enjeux de leur système d’informations, et envisagent voir privilégient la mise en place d’une solution de gestion d’entreprise. Longtemps réserver aux grands groupes et aux ETI, principalement pour des raisons financières, le nombre d’éditeurs focalisé sur les PME est en nette augmentation, permettant l’acquisition de ce type de solutions, simplifiées et plus abordables, pour permettre aux entreprises de s’équiper. Odoo, anciennement OpenERP, est le leader actuellement sur ce marché, en proposant une solution SaaS sur mesure, permettant aux entreprises de construire leur système d’information au gré de leurs besoins.

Ces outils, de plus en plus répandus, plus ou moins spécifiques en fonction des activités, permettent une gestion complète et transversale des activités de l’entreprise et de ses filiales.

Quelques enjeux relevés grâce à ce type de solutions :

  • Le pilotage d’entreprise : Gestion de filiales à l’étranger  / Comptabilité et Facturation
  • La ventes multi-canal : Ventes directes B2B et B2C / E-commerce / Gestion de points de vente
  • L’organisation de la démarche commerciale
  • La production et/ou la logistique avancée/supply chain (3PL)
  • La gestion de Projet : Multi-tâches avec planification et suivi des ressources employées
  • La prise de décision : Reporting / Business Intelligence / Traçabilité des activités

L’engagement des entreprises sur ce type de solutions sont très variables, et varient en fonction des activités, de la zone géographique, de la maturité de l’entreprise, de ses ambitions, de ses ressources financières / humaines / matérielles.

Quelques problématiques qui ont poussées les entreprises à opter pour une solution de gestion :

  • L’entreprise n’est pas équipée d’une solution de gestion, et assure la gestion des activités principalement via un outil de bureautique de type Excel
  • L’entreprise possède une multitude de solutions (Comptabilité, CRM, gestion de projet, MRP, WMS, …) qui peine à communiquer les unes avec les autres, entraînant des pertes de temps et d’information, une difficulté de communication et la multiplication des erreurs
  • Leur outil actuel n’est plus pérenne ou ne permet pas de couvrir l’ensemble du périmètre de gestion dont l’entreprise à besoin
  • Les technologies On-premise (Solution de gestion à installer « En dur » sur les ordinateurs de l’entreprise), la technologie SaaS (Hébergement des données et des applications
  • L’ouverture sur d’autres solutions ou systèmes est compliquée, ou demande des efforts considérables de développement, qui sont à réitérer lors des montées de version des différents outils
  • Une customisation limitée des solutions, ou très onéreuse, venant fragiliser l’agilité et l’évolutivité de l’outil, qui sont nécessaires à l’évolution des activités de l’entreprise

Le rôle de l’intégrateur d’une solution de gestion

L’intégrateur ERP est un partenaire privilégié pour l’entreprise qui fait appel à ses services. En contact avec l’éditeur de logiciel de gestion qu’il propose de déployer et qu’il maîtrise de façon avancée, il propose une ou plusieurs solutions de gestion pouvant répondre au besoin à court, moyen voir long terme, du client.

C’est un expert à la fois sur les questions de paramétrage et de développement spécifique liée à l’outil, mais aussi un partenaire conscient et formé sur les problématiques métiers rencontrées par les entreprises. Il met à disposition des sponsors et chefs de projet formés aux problématiques spécifiques de la gestion de projet dans les systèmes d’information.

Ce partenaire vous accompagne à toutes les étapes de la gestion de projet, des ateliers de design de la solution à l’utilisation effective de la solution, tout en restant un partenaire à long terme qui vous accompagne dans votre croissance en assurant l’évolutivité de l’outil (Support technique et évolutions fonctionnelles), dicté par l’évolution de vos besoins.

L’intégrateur est avant tout à l’écoute des besoins du partenaire, et doit comprendre ses problématiques en fonction de l’environnement dans lequel elle se trouve, afin de façonner l’ERP désiré, en respect des objectifs de délais et de budget.

Opter pour un intégrateur pour le déploiement de sa solution

Les entreprises sont de plus en plus nombreuses à faire confiance aux intégrateurs, mais trop peu sont celles qui témoignent de la valeur ajoutée qui leur a été apportée par ce partenaire. N’hésitez pas à contrôler les retours d’expériences avec nos clients actuels, disponible en rubrique « Références« , elles vont permettront de comprendre comment le déploiement des solutions de gestion d’entreprise a permis de relever des enjeux quotidiens, dans des univers et domaines très différents.

Pour certaines entreprises le choix de l’intégrateur était une décision initiale, pour d’autres la conséquences d’un « self-déploiement » de solution ratée, gérée en interne.

Les éditeurs de logiciel sont de plus en plus nombreux à prôner des solutions « self-déploiement », dont le paramétrage et la formation sont assurés via des vidéos mise à disposition par l’éditeur. Nous mettons en garde nos clients (En fonction du périmètre de gestion dont ils ont besoin) de ce type de package clef en main entraînent souvent des déploiement incomplet, long, et engendrant de réelles frustrations coté client, puisque les promesses de self-déploiement ne sont parfois pas respectées. Plus le projet de déploiement est large (Nombre de services de l’entreprise intégré à la solution), et plus nous conseillons de prendre un partenaire intégrateur.

Ils existent 6 grandes raisons qui peuvent pousser au partenariat avec l’intégrateur :

  1. Assurer la gestion de projet, respecter le planning de mise en place et le budget alloué
  2. Mettre en place les best practices métiers, issues de l’expérience en déploiement des projets réalisés
  3. Un partenaire essentiel à toutes les étapes de la gestion de projet
  4. Être accompagné sur la formation et le support technique
  5. Avoir un conseiller extérieur capable de prendre du recul
  6. Faciliter la gestion du changement

1. Assurer la gestion de projet, respecter le planning de mise en place et le budget alloué

Profiter de plusieurs types de profils experts

Contracter un intégrateur, c’est avant tout faire le choix de profiter de professionnels dans leur secteur, avec souvent des expériences multiples dans des domaines très différents, Caractéristique des cabinets de consulting. C’est faire le choix de pouvoir être accompagné par plusieurs corps de métiers, des ressources qui ne sont pas toujours disponibles en internes : des sponsors et chefs de projet, des consultants fonctionnels, et des consultants techniques.

L’encadrement de projet

Les sponsors et chefs de projet maîtrisent parfaitement la gestion de projet spécifique aux systèmes d’information. Ni consultant fonctionnel, ni consultant technique, ils s’appliquent à toute l’organisation du projet, du respect de l’ensemble des étapes et des validations des jalons de projet. Ils ont un rôle de coordination des différents corps de métiers et organisent la relation avec le client. Ils sont les garants de la rigueur tout au long du projet pour respecter les plannings et budgets déterminés conjointement avant la validation du contrat. Ils sont également les responsables de l’organisation des communications internes au projet, et de la propagation de la bonne information, au bon moment et à la bonne personne, une des clefs pour la réussite du projet.

Les équipes de consultants techniques et fonctionnels

Les consultants fonctionnels sont spécialistes sur les problématiques métiers du client, dans les grands domaines tel que la Comptabilité/Finance, la Gestion Commerciale, la Supply Chain, les Ressources Humaines ou le Marketing. Ils ont un rôle de conseillers, et s’appuient sur les précédents projets pour proposer la solution la plus intéressante pour le client. Ils réalisent les paramétrages simples de la solution, assurent les formations fonctionnelles et les évolutions métiers sur l’outil. Ils assurent la relation avec l’éditeur en cas de besoin en support technique.

Les consultants techniques sont spécialistes sur la partie paramétrage et développement spécifique sur l’outil. De profil souvent développeur, ils interviennent lorsque la solution standard de l’outil n’est pas suffisante pour couvrir les besoins de l’entreprise, et nécessite des aménagements de la solution. Ils documentent toutes ces modifications pour permettre au client de prendre le relais s’il en fait la demande.

Le respect de chacun des corps de métiers dans un projet est un gage de qualité.

La gestion de projet dans les systèmes d’information suit les étapes suivantes :

  1. Préparation du projet et définition du périmètre
  2. Personnalisation et paramétrage de l’ERP
  3. Tests et validation de la solution
  4. Reprise des données et formations des utilisateurs
  5. Mise en production et accompagnement post go-live

2. Mettre en place les best practices, issues de l’expérience de déploiement

Les intégrateurs sont avant tout des cabinets de consulting, qu’on appelle ESN (Entreprise de Service du Numérique), étant spécialisées sur les problématiques techniques et/ou fonctionnelles liées au numérique/informatique.

L’intégrateur multiplie les projets sur des activités et dans des domaines très variés. En général ces derniers se spécifient dans des domaines sur lesquels ils sont experts, multipliant les expériences et les références, accentuant son expertise.

L’intégrateur est donc confronté en permanence aux problématiques métiers des entreprises, mais aussi aux évolutions qui s’opèrent sur leur marché, et sont donc à même d’apporter un conseil à jour et de qualité basé sur ce qu’on appelle des best practices.

Ces best practices concernent :

  • Les techniques de gestion de projets, les jalons de contrôle essentiels, les étapes à risque, les comportements à risque en gestion du changement
  • Les flux métiers et les flux d’information les plus couramment utilisés, les raisons pour lesquelles ils le sont et pourquoi il est intéressant de les adopter
  • Les pratiques utilisées par les concurrents du client, ou les entreprises évoluant sur un marché proche
  • Les pratiques poussées par les éditeurs de solutions de gestion d’entreprise, qui sont souvent le fruit de plusieurs années, voir dizaine d’années, de réflexion et de développement, en coopération avec des experts métiers et experts techniques

3. Un partenaire essentiel à toutes les étapes de la gestion de projet

La construction de la solution

C’est la 1ère phase de projet, après l’atelier de lancement. C’est un moment crucial où le client doit choisir le design que devrait avoir la solution finale. C’est une phase ou l’intégrateur réalise une revue de l’ensemble des processus de l’entreprise, pour comprendre son fonctionnement. Une étape sur laquelle il peut prendre du recul sur les processus clients, et peut conseiller des pratiques plus simples, rapides et déjà expérimentées sur d’autres déploiements de solution.

L’ouverture sur d’autres systèmes

Par nature les intégrateurs réalisent régulièrement des ponts vers les autres systèmes essentiels au fonctionnement des entreprises (Ex : CRM, Comptabilité, MRP, WMS, …)

Aider à trouver un juste milieu entre solution standard et customisation à outrance

Eviter la multiplication des échanges entre systèmes, parce qu’il est facile de pousser des données de puis l’ERP, mais pas toujours depuis les autres systèmes qui n’ont pas toujours été conçu pour pousser les informations vers d’autres solutions. L’intégrateur permet également de contrôler que les efforts de développement des communications entre les systèmes ne sont pas plus onéreux que l’intégration des fonctionnalités dans l’outil ERP.

L’intégration des données

Que l’intégrateur s’occupe de tout ou partie de l’intégration des données, c’est une des étapes relativement importante de la gestion de projet, trop souvent négligée négliger. Cette dernière permet souvent de faire le tri entre les données à réelle valeru ajoutée, et d’écarter celles qui n’ont été récoltées que par précaution et n’ont jamais été utilisées.

Aide à l’intégration des données, souvent chronophage et compliquée, présenter les types de données et le coté compliqué d’intégration des données dynamiques (Lors de la transition de solution).

Un intégrateur ERP pour coupler ERP facilement aux autres solutions de gestion d’entreprise (CRM et autres)

Il est indispensable de pouvoir coupler facilement ERP, CRM et leurs bases de données complémentaires. Ce couplage va vous permettre d’évaluer la cohérence entre :

  • les efforts commerciaux et marketing dépensés (CRM),
  • et la rentabilité dégagée (finances, logistique).

Dans le domaine du marketing, ces deux solutions sont complémentaires :

  • le CRM vous permet d’avoir une connaissance plus approfondie de la clientèle (variables démographiques, comportements d’achat, etc.),
  • l’ERP enregistre les données financières avec ces clients.

Associé à une solution CRM, vous pouvez également ajuster vos contenus et vos offres en fonction de leur rentabilité ou de la maturité de votre cible. Grâce à la collecte d’informations en continu de l’ERP, vous pouvez tenir compte des données les plus récentes et adapter votre stratégie si besoin.

La bascule

La réussite de la bascule est relativement corrélée à la qualité des travaux de recette sur la solution (Qui viennent valider le bon fonctionnement de la solution) et la qualité des tests qui permet de remonter d’éventuelles anomalies. Faire confiance à un intégrateur est alors un gage de sécurité, ce qui facilite le passage d’une solution à une autre, et permet de faire le pas d’utiliser la nouvelle solution. L’intégrateur est souvent très disponible après cette étape pour le client pour faciliter son démarrage, relever d’éventuelles anomalies, mais surtout rassurer et accompagner les collaborateurs sur ce nouvel outil qu’il ne connaisse pas encore parfaitement.

4. Être accompagné sur la formation et le support technique

La formation

La formation et l’appropriation du nouvel outil de gestion d’entreprise est d’une des clefs de la mise en place de ce type de solution. Les périodes de formation sont planifiées et anticipées dans la gestion de projet par l’intégrateur, qui s’occupe également de la rédaction du cahier de test. Ce cahier de test est un guide qui permet de contrôler que tous les paramétrages et développements spécifiques fonctionnent individuellement, mais aussi avec l’environnement qui l’entoure. Il recense tous les flux à tester dans la solution, par service, les personnes qui les réalisent et . L’intégrateur a alors un rôle de « contrôleur » qui permet de s’assurer que l’ensemble des tests ont été réalisé, et donc qu’il n’y aura pas de points bloquants au moment de la bascule sur la solution.

Par la formation l’objectif de l’intégrateur est de vous rendre le plus autonome possible sur la solution, et de limiter une sorte de double dépendance entre l’intégrateur et son client. L’intégrateur peut alors soit mettre à disposition de son client des supports de formation pré-créés, mais il peut aussi l’accompagner sur la rédaction des supports de documentation, en poussant les best practices.

La formation, lorsqu’elle est bien réalisée par l’intégrateur, est une vraie source de sécurité pour les collaborateurs, mais aussi d’économie pour le client puisque ça lui permet de limiter la demande de prestations.

Assurer les échanges avec l’éditeur

En cas d’anomalie technique, personne n’est plus apte que l’intégrateur à gérer les échanges avec l’éditeur, dont il connait parfaitement le fonctionnement et l’outil, celà permet de gagner un temps non négligeable au client qui ne possède pas forcément ni le temps ni les connaissances techniques pour déclarer et suivre la résolution d’un incident.

5. Un conseiller extérieur capable de prendre du recul

Un consultant « étranger » à l’entreprise capable de prise de recul

Lorsqu’on travaille au quotidien dans une entreprise, le « nez dans le guidon », il n’est pas toujours évident de prendre du recul, ou de le faire sans être influencé. L’intégrateur est une personne capable de le réaliser pour vous, d’autant plus qu’il vous suit et vous voit évoluer, que ce soit au niveau de votre stratégie, comme de l’utilisation de votre outil ou encore des pratiques internes. Il est capable de tracer ces éléments et de vous alerter lorsque c’est nécessaire, ou même tout simplement vous apporter des conseils quand vous en faite la demande, parce que plus qu’un prestataire, un intégrateur est avant tout un partenaire, qui souhaite créer une relation de confiance durable.

Un partenaire capable de proposer les évolutions fonctionnelles les plus pertinentes

Dans la plupart des cas, l’intégrateur vous suit depuis le début du projet de déploiement, voire avant s’il a réalisé des prestations d’audit ou de conseil. C’est aussi le cas sur tous les autres projets qu’il mène de front, et sur toute l’expérience accumulée sur les projets déjà réalisés. L’intégrateur est capable de comprendre, et surtout reconnaître des situations dans lesquelles il s’est déjà trouvé par le passé, et est donc en capacité d’apporter des évolutions fonctionnelles à l’outil du client, qui ont déjà fait leurs preuves, et surtout au bon moment pour ne pas stopper la croissance ou le développement du client (Mais souvent de l’accélérer). L’intégrateur ne fait pas qu’apporter un conseil, il met à disposition une expérience issues des autres projets qu’elle a réalisé, que ce soit dans le même domaine que le client, comme dans d’autres.

6. Assurer la gestion du changement avant, pendant et après le projet

Sur un projet de déploiement, la conduite du changement, et surtout la communication qui s’y rattache, peuvent faire réussir ou échouer tout un projet.

L’intégrateur s’attelle à mettre l’ensemble de l’équipe cliente dans les meilleures conditions de travail et de communication possible tout au long du projet :

  • Il organise un atelier de kick-off, où il rassemble toutes les parties prenantes pour leur présenter les objectifs de la mise en place de l’outil, quels seront les éléments de réussite, qui interviendra à quel moment et pour quelles raisons, quelle sera la valeur ajoutée de la mise en place de l’outil, quelles sont les craintes qu »ils peuvent avoir et pourquoi ça ne doit pas être le cas
  • Il créé un plan de communication sur l’organisation des échanges pendant le projet, quels sont les collaborateurs qui échangent et sur quels sujets, pour s’assurer que l’information se trouve toujours au bon moment, au bon endroit, et surtout à la bonne personne

L’intégrateur a la capacité à comprendre les comportements des collaborateurs et leurs craintes, et ainsi à anticiper certaines réactions, et à rassurer les collaborateurs de façon à ce que le projet ne prennent pas de retard à cause d’une réticence ou de mauvaise volonté manifeste de certains collaborateurs. Il est

Il a la capacité à fédérer autour du projet, en s’appuyant sur les collaborateurs clients moteurs, qu’il considère comme de vrai alliés, et sur lesquels il s’appuie pour que l’adhésion soit générale.